Guide Vocalis
Comment automatiser la prise de rendez-vous par téléphone ?
Automatiser un rendez-vous téléphonique demande surtout de bien définir vos règles. Voici la méthode.
Ou écoutez l'agent tout de suite : +41 21 539 44 79
1. Définir vos règles de rendez-vous
Un agent ne peut proposer un créneau que si les contraintes sont explicites.
- Jours ouverts à la prise de rendez-vous
- Plages horaires autorisées
- Durée standard d'un rendez-vous
- Délai minimum avant le premier créneau proposé
- Types de demandes acceptées par téléphone
2. Connecter l'agenda de référence
L'agent doit lire l'agenda réellement utilisé, pas une copie. Vocalis se connecte à Google Calendar ou à Outlook / Microsoft 365 et ne consulte que les plages occupées pour calculer les disponibilités.
3. Soigner la confirmation
La majorité des erreurs vient de la confirmation : nom mal compris, numéro incomplet, créneau ambigu. L'agent doit répéter le créneau retenu et faire confirmer le numéro de rappel.
4. Tester avant la mise en service
Passez plusieurs appels de test : demande simple, demande hors plage, appelant hésitant, changement de créneau en cours d'échange. Ajustez ensuite vos consignes.
5. Garder une porte de sortie
Prévoyez toujours un transfert vers un humain pour les cas particuliers. Un rendez-vous mal posé coûte plus cher qu'un rappel.