Guide Vocalis
Comment fonctionne une secrétaire téléphonique IA ?
Du décroché au compte rendu, voici ce qui se passe réellement lorsqu'une IA assure votre accueil téléphonique.
Ou écoutez l'agent tout de suite : +41 21 539 44 79
Étape 1 — L'accueil
L'agent décroche dès la première sonnerie avec le message d'accueil que vous avez rédigé. Ce message est important : il fixe le nom de l'entreprise, le cadre de l'échange et, le cas échéant, les consignes d'urgence.
Étape 2 — La qualification
L'appelant s'exprime librement. L'agent extrait les informations que vous avez définies comme obligatoires et relance sur celles qui manquent.
- Identité et entreprise de l'appelant
- Numéro de rappel, confirmé chiffre par chiffre en cas de doute
- Motif de l'appel
- Degré d'urgence
Étape 3 — L'action
Selon la demande, l'agent répond à partir de vos informations, propose un créneau de rendez-vous depuis votre agenda connecté, ou transfère l'appel vers votre numéro de relais.
Étape 4 — Le compte rendu
En fin d'appel, un résumé structuré est envoyé par e-mail aux destinataires configurés : identité, coordonnées, motif, urgence et actions à mener. L'appel reste consultable dans le tableau de bord.
Ce qui doit être préparé avant la mise en service
La qualité des réponses dépend directement de ce que vous renseignez.
- Le message d'accueil et le ton souhaité
- Les questions fréquentes et leurs réponses
- Les règles de rendez-vous : jours, horaires, durée
- Le numéro de relais pour les transferts
- Les destinataires des comptes rendus